Una factura puede ser real y, aun así, cobrarte mercadería que no llegó o pedirte que pagues a una cuenta que no es la del proveedor. Este checklist te ayuda a validar una factura antes de pagarla con cinco controles en el mismo orden: los datos impresos, lo que recibiste, el CAE en ARCA y la cuenta de pago. Lleva un par de minutos por factura y trae planillas para completar.
Qué incluye el checklist para validar una factura antes de pagarla
Cómo usar el checklist para validar una factura antes de pagarla en 4 pasos
- Imprimilo y definí tu regla de pago: quién recibe las facturas, quién autoriza el pago y desde qué importe constatás siempre.
- Revisá cada factura al recibirla: datos impresos y comparación con el remito, antes de guardarla.
- Constatá el CAE en ARCA: leé el QR con el lector gratuito del Centro de Recursos, que te abre la consulta oficial con los datos cargados.
- Confirmá la cuenta y pagá: si algo no cierra, la factura pasa a la planilla de observación y no se paga hasta aclararla.
Cómo validar una factura antes de pagarla
Checklist para comercios, gastronómicos, mayoristas y distribuidoras que reciben facturas de proveedores todas las semanas.
Preguntas frecuentes sobre cómo validar una factura
¿Cómo sé si una factura de un proveedor es válida?
Lo confirma la Constatación de Comprobantes de ARCA: cargás el CUIT del emisor, el tipo, el punto de venta, el número, la fecha, el importe, el CAE y tu documento, y la consulta te dice si figura autorizada. Es pública, gratuita y no pide clave fiscal. Para no tipear números largos, podés leer antes el QR de la factura con el lector del QR para validar CAE.
¿Si la constatación da bien, ya puedo pagar?
No del todo. La constatación confirma que el comprobante existe tal cual te lo mandaron, pero no que el precio sea el acordado ni que la mercadería haya llegado completa. Por eso el checklist suma el cotejo con el remito y el control de la cuenta a la que transferís.
¿Qué hago si el CAE de la factura está vencido?
Si la factura se emitió con su CAE, el vencimiento posterior no la invalida: esa fecha es el plazo que tiene quien factura para emitirla, no una fecha de caducidad. Lo que importa es que figure autorizada en la constatación.
¿Qué hago si la factura no aparece autorizada?
Primero revisá el tipeo, porque un solo dígito cambiado alcanza para que no aparezca. Si sigue igual, no la pagues ni la cargues, y hablá con el emisor por un canal que ya tenías. Si hay que corregirla, se resuelve con una nota de crédito y una factura nueva; el impacto impositivo de tu caso lo define tu contador.
¿Qué hago si el proveedor me pide pagar a una cuenta nueva?
Confirmalo llamando al proveedor a un número que ya tenías, nunca respondiendo el mismo mail o mensaje que te pidió el cambio. Además, revisá que el titular del CBU o alias sea la misma razón social que figura en la factura.
PARA SEGUIR LEYENDO
Seguí con la diferencia entre factura A, B y C y con cómo anular una factura en ARCA. Y para leer el QR de una factura en segundos, usá el lector del QR para validar CAE.